Manajemen Mutu terpadu

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

       Keberadaan SDM merupakan hal terpenting dalam proses pengendalian mutu, sebab tenaga kerja sebagai pelaku utama dalam melakukan pengawasan. Semakin baik kualitas tenaga kerja semakin baik pula proses pengendalian mutu yang dilakukan. Jadi tenaga kerja sebagai pelaku utama tidak boleh dikesampingkan juga keberadaannya, dengan kata lain proses peningkatan SDM harus selalu ditingkatkan baik melalui pelatihan, dan pengembangan kemampuan lainnya. Pengendalian mutu pada perusahaan jasa tentu tidak berbeda jauh dengan pengendalian mutu produk jadi. Namun lebih ditekankan pada tenaga kerja sebagai penyedia jasa 

B.   Rumusan Masalah 

Bagaimana manajemen pengendalian mutu dalam bidang sumber daya manusia.

C.   Tujuan Masalah

Untuk dapat mengetahui pengendalian mutu dalam bidang sumber daya manusia.

BAB II

PEMBAHASAN

A.   PENGENDALIAN MUTU

   SNI 19-8402-1996 mendefinisikan pengendalian mutu sebagai : teknik dan kegiatan operasional yang dipergunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Pada dasarnya pengendalian mutu merupakan suatu sistem verifikasi yang berkaitan dengan proses produksi. Verifikasi yang dilakukan pada pengendalian mutu ini biasanya hanya diakhir proses saja. Inspektor hanya memutuskan apakah produk (pada akhir proses) telah sesuai dengan persyaratan (lulus) atau tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan (gagal). Pada konsep pengendalian mutu tidak dilakukan analisa terhadap penyebab kegagalan dari produk yang dihasilkan.

B.   JAMINAN MUTU

    SNI 19-8402-1996 mendefinisikan jaminan mutu sebagai : seluruh kegiatan terencana dan sistematik yang diterapkan dalam sistem mutu dan diperagakan sesuai kebutuhan, untuk memberikan keyakinan secara memadai bahwa barang atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu. Jaminan mutu sebenarnya mempergunakan metode yang sama dengan pengendalian mutu. Perbedaannya terdapat pada ruang lingkup yang lebih luas. Pada konsep jaminan mutu pemeriksaan dan pengujian tidak hanya dilakukan pada akhir proses saja, tetapi sejak dari awal proses. Hal ini memungkinkan untuk dilakukannya pendeteksian yang lebih awal dari masalah yang mungkin timbul, baik di awal proses, dalam proses maupun pada akhir proses. Pada konsep jaminan mutu, apabila dari hasil pemeriksaan dan pengujian ditemukan masalah, maka dilakukan tindakan koreksi atau perbaikan serta analisa terhadap akar penyebab permasalahannya. Hasil analisa ini dipergunakan sebagai dasar dari tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak terulang lagi.

C.   MANAJEMEN MUTU

   SNI 19-8402-1996 mendefinisikan manajemen mutu sebagai : seluruh kegiatan dari keseluruhan fungsi manajemen yang menetapkan kebijakan mutu, sasaran dan tanggung jawab, serta penerapannya dengan cara seperti perencanaan mutu, pengendalian mutu, jaminan mutu dan peningkatan mutu dalam sistem mutu.

   Jika pada konsep jaminan mutu pengendalian hanya berkaitan dengan siklus proses produksi, maka pada konsep manajemen mutu melibatkan seluruh aspek dari fungsi manajemen dan organisasi perusahaan. Jadi tidak hanya terbatas pada bagian produksi saja, tetapi juga bagian administrasi, pemasaran, logistik atau pembelian, keuangan dan semua unit kerja atau bagian dalam perusahaan. 

   Motor pengendali mutu adalah manajemen. Manajemen dapat melakukan identifikasi perubahan mendasar yang diakibatkan oleh faktor kerja kelompok, visi sistem dan tanggungjawab dengan cara mempelajari proses yang ada dan menganalisis perbaikannya. Kegiatan pengendalian mutu diartikan sebagai suatu sistem efektif yang memungkinkan proses produksi dan pelayanan pada tingkat paling ekonomis, tetapi dapat menghasilkan suatu barang/jasa dengan nilai pemuas yang maksimal melalui serangkaian kegiatan pengendalian perancangan, pengendalian pasokan bahan, pengendalian produk dan kajian khusus. 

  Manajemen perusahaan/industri harus tanggap terhadap informasi mutu melalui pembentukan gugus kendali mutu, mulai dari tahap perencanaan produk, perancangan, percobaan produksi pengujian, pengadaan pemasok, persiapan dan rancangan untuk produksi, misal produksi pemasaran dan hingga pelayanan purna jual. Untuk memberikan yang terbaik dari produk/jasa maka harus didukung oleh faktor pengendalian mutu secara terpadu, seperti kepemimpinan manajemen, kepemimpinan proses/produk, keunggulan sumber daya manusia (SDM) dan orientasi kepada konsumen. 

    Tujuan dari konsep manajemen mutu adalah untuk mengoptimalkan keuntungan yang diperoleh dengan penggunaan biaya seefektif mungkin. Hal ini dapat dicapai melalui pengelolaan proses dari seluruh aktivitas bisnis yang dilakukan oleh setiap fungsi dalam organisasi perusahaan secara efektif. 

   Selain itu, dalam konsep ini juga dipersyaratkan dilakukannya analisa terhadap akar penyebab dari permasalahan atau ketidaksesuaian yang ditemukan. Seperti halnya pada konsep jaminan mutu, konsep manajemen mutu juga dijadikan hasil analisa ini sebagai dasar dari tindakan pencegahan yang perlu dilakukan. Konsep manajemen mutu juga mempersyaratkan dilakukannya pendokumentasian terhadap sistem mutu yang diterapkan, penerapan sistem mutu yang efektif, serta adanya audit dan tinjauan terhadap efektifitas penerapan sistem mutu tersebut (termasuk terhadap dokumen mutu yang dibuat). 

     Dalam penerapan manajemen mutu piranti yang dipergunakan adalah sistem mutu yang sudah distandarkan. Standar sistem mutu sering juga disebut sebagai standar sistem manajemen mutu yang menguraikan secara terperinci persyaratan yang harus dipenuhi oleh suatu sistem manajemen mutu untuk memenuhi sasaran yang telah ditetapkan. Aplikasi standar sistem mutu saling melengkapi dan saling menunjang dengan standar produk yang sudah umum kita kenal selama ini.

Manajemen Mutu Terpadu    

SNI 19-8402-1996 mendefinisikan manajemen mutu terpadu sebagai suatu pendekatan manajemen dari suatu organisasi yang dipusatkan pada masalah mutu, didasarkan pada partisipasi seluruh anggotanya dan bertujuan mencapai keberhasilan dalam jangka-panjang melalui kepuasan pelanggan dan bermanfaat bagi seluruh anggota organisasi dan masyarakat.  

Beberapa prinsip dasar yang berkaitan dengan konsep manajemen mutu terpadu diantaranya adalah :

1.    Mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang

2.    Melakukan dengan benar pada saat pertama kali dan pada setiap saat (do it right at the first and every time)

3.    Kekuatan kerjasama tim

4.    Keseimbangan antara pengembangan sistem (proses), kebudayan (manusia) dan kemampuan (perusahaan) yang ada harus dicapai

5.    Pengendalian terhadap proses

6.    Peningkatan mutu secara terus menerus melalui kosep “plan-do-check-action=PDCA”

7.    Bench marking

8.    Penggunaan statistical process control.

D.   FUNGSIPENGENDALIAN MUTU 

     Pada awalnya, fungsi pengendalian mutu yang dilakukan oleh industri adalah pendekatan inspeksi karena diperlukan untuk mengidentifikasikan hal yang tidak memenuhi spesikasi sebelum, selama atau akhir operasi. Untuk menemukan penyebab dan terjadinya suatu penyimpangan caranya adalah membuat diagnosis yang benar melalui pemeriksaan maupun pengendalian proses secara subyektif dan obyektif, sehingga produk yang dihasilkan selalu berada dalam batas spesifikasinya. 

     Fungsi pengendalian mutu bertujuan memberikan pedoman mutu kepada konsumen dan produsen, membina dan mengembangkan pemasaran dari barang/jasa, melindungi konsumen, dan mengendalikan proses produksi di industri penghasil barang/jasa.

E.   Pengertian Standar dan Jenis-jenis Standar  

      Pengertian standar adalah spesifikasi teknis yang tersedia untuk masyarakat yang merupakan kerjasama dan konsensus umum yang didasarkan pada Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (Iptek) dan pengalaman agar dapat dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat, serta diakui oleh badan yang berwenang.

Manfaat standar adalah :

1. Sebagai acuan dalam pengendalian keragaman

2. Peningkatan kemampuan penggunaan produk

3. Kesesuaian dan kemampuan saling tukar

4. Memudahkan transaksi

5. Menjamin kesehatan dan keamanan

6. Menjamin kelestarian lingkungan 

Prinsip penyusunan standar : penyederhanaan, kerjasama, implementatif, selektif, revisi, kesesuaian dan penerapan formal. Jenis standar : lingkup penerapan, cara penerapan, aspek standarisasi dan kategori obyek.

Instansi pemerintah yang berhak mengeluarkan standar di Indonesia adalah Badan Standarisasi Nasional (BSN). Tugas pokok BSN adalah :

1.    Menyelenggarakan koordinasi, sinkronisasi dan membina kerjasama antar instansi teknik, berkenaan dengan kegiatan standarisasi dan metrologi. 

2.  Memberikan saran dan pertimbangan kepada Presiden mengenai kebijaksanaan nasional di bidang standarisasi dan pembinaan standar nasional untuk satuan ukuran.

F.    Spesifikasi dan Cara Penyusunan 

      Spesifikasi adalah dokumen yang menguraikan persyaratan produk atau jasa yang harus dipenuhi. Macam-macam spesifikasi : 1) Spesifikasi konsumen; 2) Spesifikasi industri : spesifikasi bahan mentah, spesifikasi proses dan spesifikasi produk akhir.

Cara penyusunan spesifikasi :

1.    Langkah-langkah yang dilakukan sebelum menyusun spesifikasi industri :

a.    Melakukan tinjauan Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP)

b.    Membuat diagram alir produksi

c.    Mempelajari peraturan-peraturan mengenai ingredient

d. Menentukan tingkatan mutu, spesifikasi dan metode analisis menyusun ikhtisar metode analisis.

2.    Proses penyusunan pedoman spesifikasi :

a.    Identifikasi karakteristik mutu yang diinginkan.

b.    Identifikasi metode yang akan digunakan untuk mengukur karakteristik mutu kritis.

c.    Melakukan standarisasi, perbaikan dan penyederhanaan metode uji.

d.    Menggunakan prosedur pengukuran pada operasi nyata.

e.    Memeriksa efektivitas instrumen pengukur. 

     Bagaimana tingkat pendidikan dan pengetahuan karyawan tertentu agar mampu melahirkan prakarsa, kreativitas dan inovatif dalam yang melaksanakan pekerjaannya sehingga potensi nyata dapat mempengaruhi produktivitas kerjanya secara keseluruhan. Dapat dikatakan bahwa potensi awal yang masih bersifat potensial menjadi unsur riil ketika dimanfaatkan dalam suatu proses produksi, dengan dukungan faktor lain. Unsur riil inilah yang merupakan input berikutnya yang mampu menciptakan suatu produktivitas kerja. Input - Proses - Output memiliki unsur sebagai berikut:

1)     Input, mencakup unsur:

a.    Tingkat pendidikan dan pengetahuan (kecerdasan intelektual, emosional dan spiritual);

b.    Sikap atas pekerjaan, produktivitas sebagai sistem nilai, etos kerja,  persepsi, motivasi, dan sikap akan tantangan;

c.    Tingkat keterampilan manajerial dan operasional, kemampuan berkomunikasi, dan termasuk kepemimpinan;

d.    Daya inisiatif, kreativitas dan inovatif;

e.    Kepemimpinan manajerial, teknis-mutu dan kelompok;

f.     Tingkat pengalaman kerja;

g.    Tingkat kedisiplinan;

h.    Tingkat kejujuran;

i.      Tingkat kesehatan fisik dan mental kejiwaan.

2)         Proses, mencakup;

a.         Kerjasama secara harmonis sesama rekan kerja dan atasan;

b.         Bekerja dalam sistem yang total;

c.         Perubahan (peningkatan dan pengurangan) motivasi kerja;

d.         Kejadian konflik horisontal dan vertikal;

e.         Frekuensi daya prakarsa, kreativitas dan inovatif;

f.          Frekuensi dan ketepatan waktu kehadiran kerja;

g.         Tingkat keselamatan dan keamanan kerja individu;

h.         Tingkat kesehatan kerja;

i.          Tingkat kerusakan mutu produksi;

j.          Tingkat efisiensi kerja;

k.         Tingkat komitmen kerja.

3)         Output meliputi;

a.         Pencapaian standar produktivitas kerja;

b.         Pencapaian standar kinerja organisasi (produksi, biaya dan keuntungan);

c.         Pencapaian omzet penjualan;

d.         Loyalitas karyawan;

e.         Kesejahteraan karyawan.

Sementara itu, pengelola dituntut untuk memiliki keterampilan dan tanggung jawab kepemimpinan yang lebih tinggi, dengan karakteristik sebagai berikut:

1)    Memiliki visi masa depan dan kemampuan untuk merealisasikannya,

2)    Percaya diri yang besar bahwa dibalik kesulitan akan datang kemudahan asalkan tiap usaha dilakukan secara terencana dan terprogram dengan baik,

3)    Mampu menumbuhkan peran saling percaya dan semangat kebersamaan dikalangan karyawan,

4)    Peduli dan tanggap terhadap tiap ubahan serta segera mampu menghasilkan gagasan baru untuk tampil beda, dan

5)    Mampu menjual gagasan selain mampu memperluas jaringan produk barang dan jasa. Semua itu merupakan ciri mutu SDM seorang pemimpin.

Jika dikaitkan dengan pengefektivitasan kelembagaan tampaklah bahwa strategi yang diterapkan dalam pengendalian mutu antara lain adalah:

1)    Manajer puncak secara personal terlibat langsung di dalam memimpin proses pengubahan,

2)    Semua personal dari semua tingkatan dan fungsi dari stuktur kelembagaan dilatih untuk mengelola mutu produk,

3)    Peningkatan kualitas dilaksanakan dengan kecepatan tinggi serta berlanjut, dan

4)    Semua karyawan diikutsertakan dalam proses peningkatan kualitas melalui konsep gugus kendali mutu.  

      Dengan kata lain, semua strategi peningkatan mutu produk akan berhasil jika didukung oleh strategi peningkatan mutu SDM yang handal.  

      Inilah tantangan yang tak pernah berhenti bagi perusahaan untuk tetap terus melakukan upaya peningkatan kualitas manajemen sumber daya manusia berbasis ilmu pengetahuan secara continue, menerapkannya dengan optimal dan konsisten

Voice Employee. Selaras dengan falsafah mengenai pelanggan. maka manajemen mutu total juga memberikan perhatian yang luar biasa dalam “pemberdayaan” karyawan (empowerment). Dalam hal ini jauh melampaui wewenang, namun juga penghapusan atas “ atasan-bawahan”, keterbukaan atas “rahasia industri” dan mengembangkan setiap karyawan agar dapat bertindak sebagai pengusaha atau presiden direktur. Sehingga manajmen mutu total berlandaskan asas mamfaat bisnis, bukan semata-mata “demokratis atau sosialis”. Manajemen mutu total dapat membuktikan bahwa “management Control” yang dikenal sebagai pengendali karyawan dalam rangka pengendali biaya (realized Cost), maka pengelolaan “Voice of employe” adalah “prediktor” yang baik bagi efisiensi industri (future costs).

BAB III

PENUTUP

A.   Kesimpulan

SDM merupakan hal terpenting dalam proses pengendalian mutu, sebab tenaga kerja sebagai pelaku utama dalam melakukan pengawasan. Semakin baik kualitas tenaga kerja semakin baik pula proses pengendalian mutu yang dilakukan. Jadi tenaga kerja sebagai pelaku utama tidak boleh dikesampingkan juga keberadaannya, dengan kata lain proses peningkatan SDM harus selalu ditingkatkan baik melalui pelatihan, dan pengembangan kemampuan lainnya. Pengendalian mutu pada perusahaan jasa tentu tidak berbeda jauh dengan pengendalian mutu produk jadi. Namun lebih ditekankan pada tenaga kerja sebagai penyedia jasa.  Bagaimana tingkat pendidikan dan pengetahuan karyawan tertentu agar mampu melahirkan prakarsa, kreativitas dan inovatif dalam yang melaksanakan pekerjaannya sehingga potensi nyata dapat mempengaruhi produktivitas kerjanya secara keseluruhan. Dapat dikatakan bahwa potensi awal yang masih bersifat potensial menjadi unsur riil ketika dimanfaatkan dalam suatu proses produksi, dengan dukungan faktor lain.

B.   Saran 

      Tak ada gading yang tak retak, begitu juga dengan makalah ini yang jauh dari kesempurnaan. Sehingga saran dan kritik yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

adnantandzil.blogspot.com pengendalian mutu dan SDM.